Codice Etico

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Ex. D.Lgs. 231/2001
Approvato in Revisione 2 del 31-03-2021 dal Consiglio di Amministrazione di So.di.p. S.p.A.

So.di.p. SpA (di seguito anche “Società”), consapevole del fatto che la condotta etica costituisce valore a tutela della propria reputazione, ha scelto di fissare standard comportamentali le cui linee di indirizzo ed i principi sono tracciati nel presente Codice Etico (di seguito anche  “Codice”).  

Il Codice Etico è approvato dal Consiglio di Amministrazione che si impegna per la sua massima diffusione, l’aggiornamento dei contenuti, la messa a disposizione di ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento e il monitoraggio della sua efficace applicazione.  Gli amministratori e i dirigenti hanno l’obbligo di perseguire un comportamento che sia da esempio e guida per diffondere il messaggio che i risultati dell’attività quotidiana e non devono mai essere disgiunti dal rispetto dei principi riportati nel presente Codice Etico.  

Destinatari e diffusione

I destinatari del Codice Etico sono gli amministratori, i dirigenti, i dipendenti e le terze parti che svolgono attività per conto di So.di.p.

I dipendenti ricevono copia del Codice Etico in formato cartaceo o mediante accesso alla rete informatica interna; il Codice può essere consultato dai terzi mediante accesso al Sito Web.

Violazioni

La Società si attende che il comportamento dei destinatari sia sempre in linea con i contenuti  del Codice Etico; qualora le indicazioni non dovessero essere comprensibili, dovranno essere  richiesti chiarimenti alle funzioni preposte.  

L’ignoranza o la conoscenza lacunosa del Codice Etico non può essere addotta come scusa  per eventuali violazioni.  

Adeguandosi al Codice i destinatari accettano regole per le quali assumono piena responsabilità. 

La violazione ai contenuti del Codice può portare all’applicazione delle sanzioni previste dal  sistema disciplinare interno.  

Chiunque venga a conoscenza di situazioni non allineate ai contenuti del Codice deve immedia tamente avvertire le funzioni preposte secondo la procedura interna stabilita per le  segnalazioni; la Società gestirà tali segnalazioni impegnandosi a proteggere il segnalante da ogni  possibile forma di ritorsione. Di contro non devono essere riportate informazioni false o alterate  che possono comportare l’applicazione di sanzioni verso il segnalante.  

Nell’ambito dei rapporti con terze parti, So.di.p. SpA non intratterrà ulteriori rapporti con coloro  che abbiano violato le disposizioni del presente Codice Etico, riservandosi ogni azione a propria  tutela.  

Il Codice di Gruppo

Il Codice Etico è recepito dagli organi amministrativi di tutte le società controllate che  diventano, pertanto, destinatarie dei principi, valori, condotte e divieti in esso riportati,  assumendo precipuo impegno di attuazione nei confronti dei propri destinatari.  

Principi e valori guida

Integrità

Il rispetto della Legge è riconosciuto da So.di.p. come principio imprescindibile per prevenire  ogni condotta che possa compromettere la fiducia verso So.si.p. da parte dei “portatori di  interesse”. Si richiede, pertanto, ai destinatari il rispetto della legge e l’impegno a garantire il  proprio aggiornamento in merito alla applicazione nell’ambito dei processi di propria  competenza; la non conoscenza della legge non può essere mai e in alcun caso addotta come  gisutificazione per condotte illecite.  

In nessun caso il perseguimento degli interessi della Societò può giustificare una condotta che  prescinda dall’osservanza delle leggi, indipendentemente dal fatto che sia realizzata o anche  solo tentata.  

E’ vietato infine qualsiasi tentativo di indurre le persone a mettere in atto comportamenti  contrari alla legge. 

Cura dei processi amministrativo-contabili

Nei processi amministrativo-contabili devono essere rispettati i principi di veridicità,  accuratezza, completezza e chiarezza, avendo cura che ogni operazione e transazione sia  correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente, congrua e con l’idonea  documentazione di supporto.  

In questo modo è possibile garantire idonea trasparenza della situazione economico patrimoniale e finanziaria nelle comunicazioni verso terzi, il presidio dei flussi di denaro in  entrata ed uscita, l’efficace controllo da parte delle strutture preposte e la garanzia dell’utilizzo  appropriato degli eventuali fondi pubblici.  

Deve essere sempre mantenuto da parte dei destinatari, il costante impegno al rispetto della  normativa tributaria, previdenziale ed assicurativa.  

Le operazioni di carattere finanziario devono sempre essere caratterizzate da trasparenza,  verificabilità ed inerenza all’attività. E’ impegno della Società vigilare su transazioni anomale, pagamenti da fonti sconosciute, in contanti o in condizioni anomale, procedendo alle azioni  conseguenti.  

La Società si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali,  in materia di lotta al riciclaggio; i destinatari non dovranno in alcun modo e in alcuna circostanza  essere implicati in vicende connesse al riciclaggio. In questo ambito devono essere verificate  preventivamente le informazioni disponibili sulle controparti prima di instaurare rapporti.  

Tutela della persona

So.di.p. SpA garantisce condizioni di lavoro rispettose delle leggi a tutela della persona e dei suoi  diritti, eroga compensi conformi alla legge ed ai contratti, riconosce a tutti il diritto del lavoro e la libertà di associazione, garantisce un ambiente sano e sicuro, rispetta le norme contrattuali,  non si avvale di lavoro minorile o di lavoro forzato.  

La gestione dei rapporti interpersonali è instaurata evitando ogni forma di abuso lesivo della  dignità e autonomia della persona.  

Sono proibite la discriminazione e le molestie contro chiunque, sulla base di genere, religione,  credo, età, origine etnica, nazionalità, stato civile, maternità o paternità, gravidanza, disabilità,  orientamento sessuale o qualsiasi altra caratteristica e/o condizione personale.  E’ favorito un ambiente partecipativo che accetta le opinioni e i valori diversi purchè non violino  i diritti altrui.  

Nei rapporti gerarchici è espressamente vietato indurre a non rendere dichiarazioni o a rendere  dichiarazioni mendaci ad organi di controllo interni od esterni, in particolare nel caso in cui la  persona sia chiamata a renderle davanti alla autorità giudiziaria.  

Diritti d’autore e industriali e proprietà intellettuale

In So.Di.P. è vietato, in qualsiasi forma o modo, ed a qualsiasi scopo, utilizzare indebitamente  opere dell’ingegno e/o materiali protetti dai diritti di autore e/o diritto di proprietà intellettuale e/o diritti industriali e di immagine, senza il consenso dei titolari dei diritti e/o di coloro che ne hanno la legittima disponibilità; i destinatari sono tenuti ad adoperarsi affinchè sia sempre  ottenuto il citato consenso.  

So.di.p. si impegna, inoltre, per la distribuzione di prodotti conformi alle leggi applicabili, con  particolare riferimento all’utilizzo di marchi o segni distintivi che possano trarre in inganno il  compratore sulla qualità del prodotto.  

Nei rapporti contrattuali con le controparti viene formalizzato l’impegno al rispetto di tali  principi, con richiesta di reciprocità.  

Sicurezza e ambiente

Nel rispetto della legislazione vigente la Società si impegna a garantire un ambiente di lavoro  adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute dei lavoratori, adottando tutte le misure necessarie, con il primario obiettivo dell’eliminazione degli infortuni. Gli amministratori mettono a disposizione risorse adeguate per la prevenzione dei rischi legati  alla sicurezza e all’igiene del lavoro e affinché l’operatività si svolga nel totale rispetto dell’ambiente; in tale ambito sono principi cardine:  

  •  il rispetto della legislazione vigente e delle eventuali prescrizioni autorizzative; 
  • la promozione della miglior tecnologia possibile; 
  • la costante azione di sensibilizzazione affinché i principi di promozione della sicurezza e di tutela dell’ambiente si consolidino a tutti i livelli organizzativi interni.

I destinatari, per quanto di competenza, devono mettere in atto quanto previsto da procedure e istruzioni interne predisposte per la gestione della sicurezza e la tutela dell’ambiente e controllarne la corretta ed efficace applicazione, anche in condizione di interazione con terze parti. 

Conflitto di interesse

Si devono evitare situazioni nelle quali gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti siano o  possano apparire in “conflitto d’interesse”, inteso come:  

  • strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società; 
  • utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio  proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli interessi della Società;
  • svolgimento di attività lavorative di qualunque genere presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi della Società.

I destinatari non devono porre in essere comportamenti e operazioni che possano essere in  conflitto di interesse o che possano interferire con la propria capacità di prendere decisioni in  modo imparziale nello svolgimento delle proprie mansioni; diversamente devono informare  immediatamente gli organi interni preposti.  

Gestione dati e informazioni

Si devono rispettare le leggi riferite al corretto trattamento dei “dati personali” e/o dei “dati sensibili” .  

Ciò premesso, la comunicazione e la diffusione di dati e informazioni, se consentita, dovrà essere effettuata avendo cura di verificarne preventivamente la correttezza e la completezza al fine di non ingenerare all’esterno convincimenti errati od imprecisi.  

I destinatari devono astenersi dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e in conformità alle norme giuridiche vigenti ed alle procedure interne e  dall’utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività. 

Utilizzo infrastruttura informatica

Per la corretta gestione dei dati e delle informazioni i destinatari devono mettere in atto quanto  previsto dai regolamenti interni per l’utilizzo idoneo delle infrastrutture tecnologiche  (apparecchiature, attrezzature, software ed hardware).  

Nell’ambito di tutti i processi è fatto inoltre specifico divieto di alterare documenti informatici a  proprio vantaggio, accedere abusivamente (al solo scopo di accedervi, oppure al fine di  danneggiare, impedire, intercettare o interrompere comunicazioni od ottenere abusivamente informazioni) a qualsiasi programma o apparecchiatura o infrastruttura informatica protetta.  

Il presente divieto è valido, in particolare nel caso ci si rapporti a portali o a sistemi informatici o telematici della Pubblica Amministrazione.

Prevenzione della corruzione

So.di.p. non tollera alcuna forma di corruzione, s’impegna a rispettare le leggi anticorruzione vigenti e richiede ai destinatari di agire con onestà e integrità in qualsiasi momento.  La partecipazione a qualunque atto di corruzione è considerata una condotta inaccettabile, per la perdita di credibilità e di reputazione oltre che per la violazione in sé.  

La prevenzione della corruzione dovrà essere fermo caposaldo sia nei rapporti con gli enti pubblici, che con enti privati, tenendo se possibile in debito conto i regolamenti sul tema vigenti  all’interno delle controparti.

Condotte e divieti

Relazioni con i funzionari pubblici

I rapporti con funzionari pubblici, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio operanti per  conto della Pubblica Amministrazione devono essere condotti in assoluta trasparenza ed improntati ai principi di legalità, in modo da non compromettere integrità e reputazione nel rispetto dei valori guida del presente Codice; nei rapporti con tali controparti:  

  • sono vietati comportamenti ingannevoli, fraudolenti o sleali ed ogni condotta anche solo  potenzialmente sospetta di corruzione. 
  • è vietato offrire regali (qualsiasi cosa che abbia un valore, tangibile o meno, che concede un vantaggio economico, legale o personale al destinatario):

– che superino il cosiddetto “modico valore” stabilito dalla legge;

– nel corso dei tre mesi precedenti o successivi alla sottoscrizione del contratto; 

– con frequenze superiori di una volta l’anno;  

– indirizzati ad altre persone collegate all’interessato.  

  • è vietato favorire la selezione di persone collegate o indicate da funzionari pubblici;
  • è vietato l’offerta di hospitality (viaggi, biglietti di manifestazioni, ristoranti, spettacoli, partite):

– se non è possibile dimostrare che la partecipazione all’evento non influenza le decisioni del destinatario;  

– nel caso l’importo superi il cosiddetto “modico valore” stabilito dalla legge;

– nel corso dei tre mesi precedenti o successivi alla sottoscrizione del contratto;

– con frequenze superiori ad una volta l’anno;

– se sono invitate anche altre persone collegate all’interessato.  

  • è vietato proporre a controparti della Pubblica Amministrazione opportunità di qualsiasi  genere, che possano avvantaggiarli in modo indebito; 
  • è vietato favorire, nei processi d’acquisto, fornitori e sub-fornitori in quanto indicati da controparti della Pubblica Amministrazione; tali azioni sono vietate tanto se poste in essere  direttamente, tanto se realizzati indirettamente tramite terzi.  

Nelle relazioni con gli enti pubblici è vietato predisporre od esibire documenti falsi o alterati, sottrarre od omettere di presentare documenti, utilizzarli indebitamente, omettere informazioni dovute o, fornire informazioni non veritiere, farsi rappresentare da soggetti terzi non qualificati o autorizzati. 

Relazioni con i soci e organi di controllo

So.di.p. persegue il proprio oggetto sociale nel rispetto dello Statuto, assicurando il corretto funzionamento degli organi sociali e la tutela dei diritti dei propri soci, salvaguardando il patrimonio.  

La Società riconosce il valore fondamentale della corretta informazione in ordine ai fatti significativi concernenti la gestione e non giustifica azioni che impediscano il controllo da parte degli enti od organizzazioni preposte; favorisce un flusso di informazioni continuo, puntuale e completo fra gli organi sociali e, ove necessario, verso le Pubbliche Autorità.  

L’assemblea è il momento privilegiato per l’instaurazione di un dialogo tra soci e gestori; è garantito l’ordinato e funzionale svolgimento delle assemblee, nel rispetto del fondamentale diritto di ciascun socio di richiedere chiarimenti sui diversi argomenti in discussione, di esprimere la propria opinione e di formulare proposte.  

In generale lo svolgimento delle attività di controllo e/o revisione attribuito a soci o altri organi sociali interni o organismi esterni è favorito con la messa a disposizione di tutte le informazioni  o documenti richiesti. E’ compito di tutti dare adeguato riscontro alle eventuali richieste degli organi di controllo con dichiarazioni vere e non omissive, fornendo tutte le informazioni necessarie per l’accertamento dei fatti.  

Nel caso di rapporti con autorità giudiziarie è espressamente vietato indurre a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci. 

Relazioni con i dipendenti

La Società si impegna a garantire i principi di tutela della persona impedendo qualsiasi forma di discriminazione ed attuando politiche di valorizzazione.  

Le valutazioni per eventuali avanzamenti di carriera devono tener conto di valutazioni sulle competenze e capacità.  

Il processo di selezione del personale è “trasparente” e contrasta ogni forma di agevolazione; sono scoraggiati ogni forma di assunzioni basate su un approccio di tipo “clientelare” contro l’analisi dei bisogni e delle competenze.  

D’altro canto dipendenti e collaboratori sono tenuti al rispetto degli obblighi sottoscritti nel contratto e delle indicazioni contenute nel presente Codice e della documentazione ad esso collegata ed applicabile ai processi o alle attività di competenza.

Relazioni con terze parti

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo con pari opportunità per ogni fornitore, nel rispetto della legge.  

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, assicurando una concorrenza adeguata, tenendo conto delle proposte di diversi fornitori e  specificando il richiamo a condotte etiche, che rappresenta presupposto necessario per l’instaurazione e il mantenimento del rapporto di fornitura.  

Nell’ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente Codice, So.di.p. è legittimata a prendere provvedimenti fino all’interruzione del rapporto.  

I destinatari hanno l’obbligo di osservare le procedure interne per la selezione, scelta ed aggiudicazione delle fornitore ed accettazione dei prodotti e delle prestazioni. 

Nei processi di approvvigionamento devono essere parimenti adottate le condotte di prevenzione corruzione di cui ai paragrafi precedenti:  

  • non è ammessa l’accettazione, per il personale e per i propri familiari, di donazioni in denaro o in natura, o altri favori da parte di soggetti che sono o che vogliono entrare in rapporti di affari, qualora tali omaggi non siano di modico valore od utilità e non siano ascrivibili a normali e corretti rapporti di cortesia; qualsiasi referente interno che riceva offerte di diversa entità deve immediatamente sospendere i rapporti con il fornitore ed informare le funzioni interne preposte;  
  • è vietata la dazione o promessa di danaro o altra utilità o accordo illecito verso referenti delle aziende fornitrici per richiedere loro il compimento di atti od l’omissione di atti inerenti il loro ufficio causando danno al proprio ente e vantaggio per So.di.p.  

So.di.p. ripudia ogni forma di organizzazione criminale; si impegna quindi a non instaurare alcun rapporto di natura lavorativa, di collaborazione o commerciale con soggetti, siano essi persone  fisiche o giuridiche, coinvolti direttamente o indirettamente in organizzazioni criminali o, comunque, legati da vincoli di parentela e/o di affinità con esponenti di organizzazioni criminali anche sotto forma di mera assistenza e aiuto, così come a non finanziare o comunque agevolare alcuna analoga attività; il medesimo impegno vale per persone fisiche o giuridiche coinvolte in fatti di terrorismo.  

Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con terze parti i destinatari dovranno assicurarsi circa l’integrità morale e la reputazione.  

Relazioni con la cittadinanza e il territorio

So.di.p. si impegna a sviluppare rapporti di collaborazione con le istituzioni pubbliche locali e non effettua operazioni di finanziamento diretto e indiretto a partiti politici. Le eventuali sponsorizzazioni sono effettuate in forma regolamentata. 

In nessun caso un contributo o una sponsorizzazione devono essere finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che sia illecito o non opportuno perché contrario ai principi del presente  Codice. 

Sodip Spa Società di Diffusione Periodici Angelo Patuzzi
Sede legale: Via Monte Grappa 7, Bergamo - Partita IVA 00882460157
Uff. Reg. Imprese: Bergamo - Pec: sodip@pec.sodip.it  - Cap. Soc. versato: 3.000.000 euro

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